6 HR methoden die volgens de GDPR streng verboden zijn

Veel bedrijven hebben momenteel grote moeite om geschikt personeel te vinden. HR-afdelingen bedenken daarom tal van creatieve methoden om op de krappe arbeidsmarkt toch nieuwe werknemers te werven.  Deze creativiteit wordt door de privacywet GDPR / AVG aan banden gelegd. Lees de 6 HR wervingsmethoden die niet langer zijn toegestaan.

1. Ongevraagde verspreiding van cv’s door personeelsadviseurs

• Dubieuze headhunters en personeelsadviseurs verzamelen op internet ongevraagd de cv’s van interessante kandidaten en sturen die door naar bedrijven die vacatures hebben openstaan.
• Dat is onder de GDPR ten strengste verboden.
• De privacywet bepaalt er uitdrukkelijke toestemming moet zijn gegeven voor het doorgeven van persoonsgegevens.

2. Sollicitanten screenen op sociale media als Facebook, Twitter of Instagram

• Bij de selectie van de juiste kandidaat vertrouwen sommige HR-afdelingen de laatste jaren niet langer uitsluitend op CV’s of motivatiebrieven. Zij gebruiken sociale media als Facebook, Twitter en Instagram om een authentieke indruk van sollicitanten te krijgen.
• Bij bijzonder gewilde functies, zoals IT-specialisten, worden daarnaast recruiters steeds actiever. In plaats van met de vingers over elkaar te blijven staan en te wachten op geschikte sollicitaties, gaat de recruiter van vandaag op internet direct op zoek naar de juiste kandidaat. Met speciale aandacht voor sociale netwerken.
• HR-afdelingen en recruiters die sociale media gebruiken overtreden de nieuwe Europese privacywet GDPR.
• Persoonsgegevens op private sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, YouTube, Instagram of Snapchat mogen door bedrijven niet meer in een professionele context verwerkt worden.
• De enige uitzonderingen op deze regel is Linkedin, omdat dit zakelijke sociale netwerk juist tot doel heeft om werkzoekenden en werkgevers met elkaar te verbinden.
• Iedereen die een account heeft op LinkedIn heeft expliciet toestemming gegeven om zijn persoonsgegevens voor dit doel te gebruiken.

3. Langdurige opslag van gegevens van sollicitanten

• Bedrijven die de cv’s van sollicitanten archiveren als de functie is vervuld overtreden de privacywet.
• Sommige bedrijven slaan de persoonsgegevens van sollicitanten op om hen wellicht later toch nog te kunnen benaderen voor een nieuwe vacature. Dat is in strijd met de GDPR.
• Als een vacature is vervuld moeten de sollicitaties van alle afgevallen kandidaten vernietigd worden.
• Tenzij deze kandidaten expliciet toestemming hebben gegeven om hun persoonsgegevens op te slaan in een talentenpool. Dan mogen de cv’s nog maximaal een jaar worden opgeslagen.

4. Eindeloze formulieren om gegevens te verzamelen

• De GDPR / AVG bepaalt dat alleen die persoonsgegevens mogen worden verzameld die absoluut noodzakelijk zijn voor het verdere doel.
• Welke gegevens nodig zijn om de juiste kandidaten te selecteren, hangt af van het werkgebied.
• HR-afdelingen die sollicitanten een eindeloos formulier laten invullen bij een sollicitatie overtreden de privacywet.

5. Vragen om een sollicitatiefoto

• Het verzoek om een pasfoto van een sollicitant is niet langer legitiem. De foto zegt niets over beroepsbekwaamheid en is daarom niet noodzakelijk is voor de selectieprocedure.

6. Aanbevelingen ontvangen via eigen medewerkers

• Bedrijven belonen in toenemende mate hun eigen medewerkers wanneer zij geschikte kandidaten aanbevelen. Medewerkers sturen dan vaak het CV van een vriend of bekende samen met een persoonlijk advies naar de HR-afdeling.
• Hoewel dergelijke aanbevelingen voor elke rekruteerder goud waard zijn, brengen ze een groot risico voor de gegevensbescherming met zich mee als de aanbevolen kandidaten niet uitdrukkelijk hebben ingestemd met de verdere verwerking van de gegevens.
• Om ook in de toekomst van eigen medewerkers aanbevelingen te kunnen blijven ontvangen en verwerken dient in het ideale geval elektronisch controleerbare goedkeuring te worden verkregen van de aanbevolen kandidaten.