Hoe lang mag je persoonsgegevens volgens de AVG eigenlijk bewaren? De Autoriteit Persoonsgegevens geeft 5 aanbevelingen

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een verkennend onderzoek gedaan naar de manier waarop de verwerkingsregisters van dertig grote organisaties uit tien private sectoren worden bijgehouden. Hoe wordt er bijvoorbeeld omgegaan met bewaartermijnen? Op basis van dat onderzoek geeft de AP nu 5 concrete aanwijzingen. Blijkbaar was dat nodig.

Het oneindig bewaren van persoonsgegevens zonder enige motivering mag volgens de AVG niet. Daarom beveelt de Autoriteit Persoonsgegevens in de aanwijzingen nu specifiek aan dat organisaties in hun register van verwerkingen benoemen hoe lang zij persoonsgegevens willen bewaren.

“De kwaliteit van het register van verwerkingen is voor de AP een goede peilstok. Voldoet dat register? Dan geeft dat een indruk hoe een organisatie de nieuwe Europese privacyregels naleeft”, zegt voorzitter Aleid Wolfsen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vijf concrete aanbevelingen

Op basis van het verkennend onderzoek naar de registers van verwerkingen komt de AP met vijf concrete aanbevelingen:

1. Benoem hoe lang en met welk doel je persoonsgegevens wil bewaren. Onder de Europese privacywetgeving is het niet toegestaan persoonsgegevens langer te bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarmee ze verzameld zijn. Ook moeten organisaties kunnen motiveren waarom ze deze gegevens verzamelen.
2. Neem de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke op in het register.
3. Zorg voor een overzichtelijk bestand van alle verwerkingen van persoonsgegevens waarin gebruikers eenvoudig kunnen navigeren.
4. Geef duidelijk aan op welke locatie of in welk bestand persoonsgegevens bewaard worden en neem deze locaties of bestanden op in het register. Deze informatie is relevant als mensen een verzoek om inzage of verwijdering indienen. 
5. Maak duidelijk welk doel bij welke verwerking hoort. Alleen een opsomming van de verwerkingen per afdeling in combinatie met een opsomming van de diverse doeleinden van de verwerkingen is niet voldoende.

Over het register van verwerkingen

De AP heeft veel informatie over het register van verwerkingen op de website staan. De informatie en de vragen en antwoorden staan hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/verantwoordingsplicht.

PrivacyZone helpt bij het opzetten van een verwerkingsregister

Heeft jouw organisatie, jouw bedrijf, al een verwerkingsregister ingericht? Twijfel je of dat op de juiste manier is gebeurd? Neem geen risico. PrivacyZone kan professionele begeleiding bieden. Samen met onze partners kunnen we iedere organisatie op maat bedienen. Neem contact met ons op: 06-31995740.