De privacywet AVG / GDPR gaat verder dan het aanpassen van de algemene voorwaarden, een privacy statement, verwerkingsovereenkomsten en een verwerkingsregister.
Organisaties moeten ook kunnen aantonen dat ze hun personeel bewust hebben gemaakt van het belang zorgvuldig om te gaan met persoonlijke gegevens. De menselijke factor is het grootste risico voor datalekken.
’Irritante’ verplichte awarenesstraining
Veel organisaties organiseren plichtmatig awareness trainingen om hun medwerkers bewust te maken en vinken deze ‘irritante’ ‘bureaucratische’ wettelijke verplichting vervolgens af in het verwerkingsregister. Opdracht vervuld?
Niet echt.
Het is onmogelijk om in een awareness training van anderhalf tot twee uur menselijk gedrag te veranderen.
Openhartig discussieren
Hoe laat je medewerkers openhartig met elkaar discussieren over AVG-risico’s die een organisatie loopt?
Ervaren medewerkers moeten hun werkwijze die jarenlang goed was opeens bewust aanpassen.
Niet iedereen is blij met een collega die openhartig tijdens een awareness groepstraining de vinger op de zere plek legt.
AVG weerstand
Dat stuit gegarandeerd op weerstand.
Spanning op de werkvloer
Om dat te voorkomen houden veel medewerkers wijselijk hun mond.
Goede ideeen worden niet geopperd.
Medewerkers willen zich niet belachelijk maken.
Geen conflict met hun baas of collega’s.
En dus blijven risico’s en kansen onbesproken.
AVG privacybeleid geborgd
Ondertussen verlangt de AVG wel dat de organisatie kan aantonen dat het nieuwe privacybeleid geborgd is.
Onmogelijk…?
Veel managers vinden de privacywet onwerkbaar. Bureaucratisch en een bedreiging van de productiviteit.
Maar dat hoeft niet. Het kan anders.
Hoe dan?
AVG strategie slimme managers
Managers die het slim aanpakken maken van de nood een deugd. Zij gebruiken de verplichte awareness training om medewerkers of vrijwilligers te trainen efficienter met elkaar te communiceren, ideeen uit te wisselen en verhogen zo de productiviteit.
U bent sceptisch?
Mooi verhaal van een privacymanager die zijn werk wil verkopen…?
Nee.
Psychological Safety Concept
Professor Amy Edmondson van Harvard Business School heeft het Psychological Safety Concept ontwikkeld waarmee samenwerking en productiviteit binnen organisaties significant verbetert.
Diverse grote bedrijven, zoals Google, passen het Psychological Safety Concept al toe.
Het Psychological Safety Concept staat los van de privacywet, maar kan heel goed ingepast worden in een awareness training. De privacywetgeving is bovendien onder meer ontwikkeld om mensen vertrouwen en controle te geven.
Door het psychologische veiligheidsconcept van Amy Edmondson wordt een werkomgeving gecreerd waarin medewerkers niet bang zijn om zich uit te drukken. Er ontstaat teamspirit.
Productiviteit en innovatiekracht
Die komt niet alleen ten goede aan de AVG compliancy van de organisatie, maar ook van de productiviteit en de innovatiekracht.
In een team waar alleen wat de baas of een paar collega’s iets te zeggen hebben telt, is innovatie tot de dood gedoemd.
Een klimaat van psychologische veiligheid maakt het gemakkelijker voor mensen om hun voorzichtige gedachten te uiten. Dat doen veel mensen alleen als ze zich geaccepteerd voelen in de groep.
Ideeën delen
Wanneer teamleden hun ideeën delen, is het daarom belangrijk om de meningen van alle collega’s te respecteren en te focussen op een gezond debat.
Dit vereist bepaald gedrag.
Een van de basisregels van een goede discussie is bijvoorbeeld om collega’s altijd hun zinnen te laten afmaken. Leer luisteren. Probeer de ander te begrijpen. Oordeel niet meteen vanuit het eigen perspectief.
De gulden regel
Om een respectvolle omgeving te creëren heeft Amy Edmondson onlangs haar eigen ervaringen en tips gebundeld in de bestseller “Teaming: How Organizations Learn, Innovate, and Compete in the Knowledge Economy”.
Daarin schrijft ze dat de zogenaamde gulden regel altijd op de eerste plaats moet komen als het gaat om teamwork: “Behandel andere mensen op de manier waarop je zelf behandeld wilt worden!
Wie open en respectvolle reacties op zijn eigen ideeën verwacht, moet ook andere mensen op dezelfde manier kunnen ontmoeten.
Er zijn geen domme vragen
Ze schrijft ook dat nieuwsgierigheid altijd moet worden toegejuicht.
Er zijn geen domme vragen en elke vraag leidt tot een beter begrip.
Hoe beter een collega zich in een zaak kan verplaatsen, hoe hoger de kwaliteit van zijn feedback.
Gezonde debatcultuur
Volgens Edmondson moeten discussies niet alleen worden getolereerd, maar zelfs doelgericht zijn – maar altijd vanuit de gedachte dat een gezonde debatcultuur op de voorgrond staat.
Om iedereen echt aan tafel te krijgen, is het ook belangrijk dat gereserveerde collega’s ook gevraagd worden in vergaderingen en zo een stem krijgen.
Ego managers smoort teamwerk
Onlangs presenteerde Amy Edmondson haar concept in een TED-presentatie. Meer dan 200.000 reacties op YouTube en TED met bijna uitsluitend positieve feedback tonen aan dat haar onderwerp een zenuw raakt.
De aanpak beschrijft de kern voor effectieve teams, schrijft een YouTube-gebruiker.
Een andere kijker maakt duidelijk dat vooral het ego van managers en de daarmee gepaard gaande weigering om buitenlandse ideeën te accepteren ertoe leidt dat goed werk in de kiem wordt gesmoord.
Daar is overeenstemming over: Alleen wie het Psychological Safety concept toepast, kan goed teamwerk garanderen. En AVG-proof worden.
Meer weten?
Bent u geinteresseerd in de aanpak van Amy Edmondson? Kijk dan zeker naar het uitgebreide onderstaande interview met haar.
Aanmelden PrivacyZone Nieuwsbrief
Met een gratis abonnement op de PrivacyZone Nieuwsbrief voldoet u aan een van de eisen van de Europese privacywet GDPR / AVG. Wij houden u wekelijks op de hoogte met nieuws, jurisprudentie en advies. U wordt geacht deze ontwikkelingen actief te volgen en indien noodzakelijk gepaste maatregelen te treffen.
Bedankt voor uw aanmelding voor de PrivacyZone Nieuwsbrief.
U kunt u ten allen tijde eenvoudig afmelden voor de nieuwsbrief. Zie de Privacy Policy en Algemene Voorwaarden van PrivacyZone.