ZZP-er kan eindelijk zijn adresgegevens laten anonimiseren bij Kamer van Koophandel

Als ZZP-er stond je tot dusver verplicht met naam, toenaam en al je contactgegevens in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Weg privacy. Maar daar komt mede dankzij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nu verandering in.

Directmarketingbureaus konden je adresgegevens uit het Handelsregister filteren. Konden bij de KvK adressenbestanden voor elke denkbare zakelijke doelgroep kopen.

En zo kon het dus gebeuren dat je voortdurend per post reclame kreeg toegestuurd.

Of rond etenstijd werd gebeld met de vraag of je wilde overstappen naar een nieuwe energieleverancier.

Daar komt een einde aan als je dat wilt. De KvK heeft sinds kort een online formulier waarmee je kunt aangeven dat de gegevens van ZZP-ers niet meer mogen worden gebruikt voor postreclame of verkoop aan de deur.

Als zelfstandig ondernemer kun je op de site van de KvK de non-mailing-indicator (NMI) activeren of deactiveren.

Als je de NMI inschakelt mogen jouw gegevens uit het Handelsregister niet worden gebruikt voor postreclame of verkoop aan de deur.

Je kunt zelf controleren of je de NMI wel of niet hebt geactiveerd. 

Zoek jouw bedrijf
 en klik vervolgens op jouw bedrijfsnaam. Als je de NMI hebt geactiveerd, verschijnt de zin “De onderneming / organisatie wil niet dat haar adresgegevens worden gebruikt voor ongevraagde postreclame en verkoop aan de deur.”

Meer actueel awareness nieuws

Nederlandse Vakbond Journalisten meldt datalek. Per ongeluk adresgegevens 700 leden verstuurd

De meeste datalekken ontstaan door menselijke fouten. Dat bewijst een datalek bij de Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ). Een medewerker heeft per ongeluk de namen en adressen van zevenhonderd leden verstuurd naar een persoon buiten de organisatie.

De NVJ heeft het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

De persoonlijke informatie werd op 29 oktober door een menselijke fout naar slechts één persoon verstuurd, meldt de NVJ donderdag op haar website. Alle leden zijn ook per e-mail geïnformeerd.

De ontvanger van de gegevens heeft volgens de journalistenvakbond aangegeven de informatie te hebben verwijderd. Daarmee lijken de vakbond en de aangesloten journalisten met de schrik vrij te komen. Onder de leden bevinden zich naar alle waarschijnlijkheid ook adressen van journalisten die levensgroot risico lopen als hun gegevens in verkeerde handen vallen.

Misdaadjournalist Paul Vugts van Het Parool moest al eens onderduiken. Journalisten Mick van Wely en John van den Heuvel werden bedreigd na een publicatie over motorclub No Surrender. Op het hoofd van Van den Heuvel zou zelfs een”aanzienlijk” geldbedrag zijn gezet.

Meer actueel awareness nieuws

Mag je van de GDPR nog nieuwsbrieven versturen naar zakenrelaties waar je geen opt-in van hebt?

Mogen wij nog wel nieuwsbrieven versturen op basis van de mailadressen die we al jarenlang gebruiken? Wij hebben geen opt-in gegevens. Een dilemma waar veel bedrijven voor staan bij het inrichten van de organisatie voor de privacywet AVG / GDPR.

Moeten zulke organisaties hun hele mailinglijst vernietigen?

Zo’n drastische maatregel is soms, maar gelukkig niet altijd nodig.

Er zijn een aantal oplossingen. En soms heel eenvoudig.

Maar laten we eerst beginnen bij het begin.

Goed dat u zich verdiept in het zorgvuldig en rechtmatig inrichten van uw emailmarketing.

U weet waarschijnlijk al dat emailmarketing binnen de GDPR aan strenge regels gebonden is.

Niet zonder reden.

Veel mensen ergeren zich iedere dag aan de vele spam-mail die ze in hun mailbox aantreffen.

Daarbij veel nieuwsbrieven waar ze zich nooit op hebben geabonneerd.

Eenvoudig afmelden onvindbaar

Of nieuwsbrieven waar ze zich ooit impulsief wel op hebben geabonneerd, maar waar ze maar niet vanaf komen omdat er geen duidelijke en eenvoudige afmeldfunctie te vinden is.

Dan hebben we natuurlijk ook nog de reclamemail die je krijgt omdat je ooit in een winkel of op een beurs je mailadres hebt ingevuld voor een of andere vage winactie die je je al niet meer kunt herinneren.

En er zijn bedrijven die voor weinig geld een bestand met mailadressen hebben gekocht voor een reclamecampagne. Ze hebben geen idee hoe de verkopende partij aan de adressen is gekomen.

De nieuwe privacywet AVG / GDPR moet een einde maken aan schimmige emailmarketingpraktijken. Om dat te bewerkstelligen zijn er een paar duidelijke voorwaarden waaraan een emailmarketingcampagne voortaan moet voldoen.

Ondubbelzinnige toestemming

De belangrijkste is dat de persoonsgegevens die gebruikt worden voor emailmarketing op basis van de grondslag ‘ondubbelzinnige toestemming’ moet zijn verkregen. Dat betekent dat personen bewust toestemming moeten geven voor het gebruik van zijn/haar gegevens en dat ook duidelijk moet zijn waar deze toestemming voor is.

Deze toestemming moet gegeven worden aan de hand van actie die de ander moet doen en waarvan het effect dan ook volledig duidelijk is, zoals een schriftelijke verklaring of mondelinge verklaring.

Uit deze verklaring blijkt dat ‘de persoon specifiek, vrijelijk, geïnformeerd en ondubbelzinnig instemt met de verwerking van zijn persoonsgegevens’.

Organisaties moeten kunnen bewijzen dat ze toestemming hebben gevraagd (wanneer, hoe, waarvoor) en gekregen (wanneer, hoe).

De toestemming moet voldoen aan de volgende punten:

  • De e-mail opt-in moet een duidelijk en een bevestigende actie zijn. Het akkoord mag dus niet al vooraf aangevinkt zijn.
  • Het mag geen onderdeel zijn van de algemene voorwaarden.
  • Er moet sprake zijn van een actieve handeling. De persoon moet deze handeling altijd zelf doen om toestemming te geven op de verwerking van de persoonsgegevens. Dit kan een schriftelijke of een mondeling verklaring zijn. Niets aanvinken is dus geen toestemming.
  • De toestemming moet in vrijheid zijn gegeven, dus er mag geen verplichting achter zitten. Er mag geen combinatie worden gemaakt dat als iemand iets wil ontvangen, er een verplichting ontstaat om toestemming te geven.
  • Er moet sprake zijn van een specifieke verwerking en een specifiek doel. Dit houdt in dat het duidelijk moet zijn waarom de gegevens verwerkt worden, wat het doel hiervan is. Als je een telefoonnummer ter verificatie van een levering vraagt, mag dit telefoonnummer niet gebruikt worden voor marketing doeleinden, tenzij de klant hier expliciet toestemming voor heeft gegeven. Ook het verzamelen van specifieke persoonsgerelateerde data zonder direct doel, of om er in te toekomst nog iets mee te doen, is niet meer toegestaan.
  • De persoon die instemt, moet gericht worden geïnformeerd. Een moeilijke juridische tekst voorleggen aan bijvoorbeeld jongeren wil dus niet zeggen dat ze geïnformeerd zijn. Voor hen is het namelijk moeilijk om zo’n tekst te begrijpen.
  • Er moet sprake zijn van ondubbelzinnigheid. Hiermee wordt bedoeld dat de toestemming niet dubbelzinnig gegeven mag worden en dat het duidelijk is dat er geen twijfel ontstaat over de vraag of de toestemming bewust is gegeven. Deze toestemming moet ook op elk moment weer ingetrokken kunnen worden.

Bovenstaande eisen gelden vanaf 25 mei niet alleen voor nieuwe abonnees op uw nieuwsbrief, maar ook voor bestaande abonnees.

Stel dat u niet kunt aantonen hoe u aan de mailadressen bent gekomen?

Wat dan?

Allereerst contact opnemen met een gediplomeerde privacymanager of functionaris gegevensbescherming. Bijvoorbeeld met PrivacyZone. Bespreek uw situatie. Soms is er een maatoplossing nodig.

Ga niet zelf experimenteren met voorbeelden zoals in dit artikel zo gegeven worden. Voorkom dat u een belangrijk specifiek detail dat in uw geval van toepassing is over het hoofd ziet.

Welk emailmarketingsysteem gebruikt u bijvoorbeeld? Voldoet dat aan de eisen? Hebt u het systeem goed ingericht?

Een fout kan u duur komen te staan. Een hoge boete van de Autoriteit Gegevensbescherming, imagoschade. Neem geen risico.

Als u contact opneemt met een privacymanager of functionaris gegevensbescherming kunt u vragen om te assisteren bij het opzetten van twee eenvoudige oplossingen om met uw bestaande adressenbestand nieuwsbrieven te kunnen blijven sturen.

De eenvoudigste oplossing is de soft-optin. E-mailberichten aantoonbaar bestaande klanten met reclame voor eigen en/of soortgelijke producten en/of diensten mogen zonder opt-in worden verstuurd

Wat is soft opt-in?

Soft opt-in is geregeld in de Telecomwet en betreft een specifieke voorziening voor het gebruik van elektronische contactgegevens (zoals e-mailadressen) die zijn verkregen in het kader van een bestaande klantrelatie, ofwel bij de verkoop van een eigen product of dienst.

Voor het gebruik van deze elektronische contactgegevens geldt een opt-out regime voor zover het gaat om het overbrengen van communicatie over eigen en/of soortgelijke producten en/of diensten.

Kortom, e-mailberichten aan klanten met reclame voor eigen en/of soortgelijke producten en/of diensten kunnen zonder opt-in worden verstuurd, maar dienen wel altijd een opt-out te bevatten.

Aangezien deze regeling wordt gezien als een beperkte verzachting of versoepeling van de harde opt-in regel, wordt er gesproken van soft opt-in.

De nette manier

Veel mensen zullen zich na 25 mei afvragen hoe bedrijven aan hun mailadresgekomen zijn. Ze weten niet meer of ze zichzelf ooit hebben aangemeld. Door alle media-aandacht over de GDPR gaan mensen bedrijven op de proef stellen. Ze gaan vragen of u kunt aantonen hoe u aan hun adres bent gekomen of waarom u hen mail stuurt.

Als de soft opt-in methode op u van toepassing is hebt u wettelijk dan wel de boel op orde, maar door alle commotie en onduidelijkheid rond de GDPR hebt u toch de schijn tegen. U handelt dan nog steeds schimmig in de ogen van sommige klanten. Dat is jammer en onnodig.

Advies: plaats in iedere nieuwsbrief die u uitstuurt eenvoudig een kleine GDPR-melding mee. Leg in een paar zinnen uit waarom uw klant de nieuwsbrief ontvangt en hoe u op basis van de GDPR met persoonsgegevens van uw klanten omgaat. Vraag vervolgens om een herbevestiging van de aanmelding voor de nieuwsbrief. (“Bevestig je inschrijving op deze nieuwsbrief”) en link door naar een landingspagina waar je expliciet om een toestemming vraagt.

Deze nette methode heeft een nadeel. Er zullen zich onherroepelijk mensen afmelden voor de nieuwsbrief. Is dat erg? Het zou omzet kunnen schelen. Maar waarschijnlijk valt dat wel mee. Deze klanten melden zich niet voor niets af. Zijn het dan nog wel klanten?

Nog een laatste tip.

Zorg er voor dat u uw administratie voor de emailmarketing op orde heeft. Splits uw database met nieuwsbriefcontacten op in twee segmenten. Mail bovenstaande boodschap alleen naar de contacten waarvan u een re-opt-in nodig hebt.

P.S. 1: Is dit allemaal mogelijk met het nieuwsbriefsysteem dat u gebruikt? Schroom niet om professionele ondersteuning in te schakelen. Uw eigen uren kosten toch ook geld? En misschien bent u veel meer tijd kwijt dan een deskundige.

P.S. 2: Hebt u zich al aangemeld voor de nieuwsbrief van PrivacyZone? Stel ons gerust op de proef.

Meer actueel awareness nieuws