Verdeeldheid onder twee Autoriteiten Persoonsgegevens over uitleg AVG bij schoolfoto’s.
Schoolfoto’s en de AVG. Dat is een repeterende frustratie voor scholen, ouders en leerlingen.
Hele klassen staan sinds 25 mei 2018 net als criminelen vanwege de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met een zwarte balk voor hun gezicht op een klassenfoto.
Hoe pakken ze dat in de rest van Europa aan?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacywet. De privacyregels worden geacht in de hele EU vrijwel gelijk te zijn.
De nationale Autoriteiten Persoonsgegevens werken nauw samen. Dan zou je toch ook eenduidige uitleg van de regels mogen verwachten.
Helemaal als er in één land meerdere toezichthouders zijn, zoals in Duitsland.
De Duitsers hebben een nationale Autoriteit Persoonsgegevens en daarnaast ook nog een toezichthouder per bondstaat. In totaal telt Duitsland zo 18 toezichthouders.
De schoolfotokwestie leeft ook in Duitsland.
Bij veel Duitse scholen wordt net als in Nederland een keer per jaar een externe professionele schoolfotograaf gevraagd om klassenfoto’s en leerlingenfoto’s te maken.
Waarmee moeten scholen sinds de invoering van de AVG rekening houden bij het inhuren van een externe fotograaf?
In het kader van de AVG is het van belang om te weten of de school opdrachtgever is of alleen toestemming geeft voor het maken van schoolfoto’s.
In de meeste gevallen geeft de school alleen toestemming. En dat maakt een wezenlijk verschil voor de AVG.
Als de school alleen toestemming geeft, is er geen contractuele relatie tussen de school en de fotograaf.
In dat geval betreft het alleen een overeenkomst van de fotograaf met leerlingen en ouders en staat de school er qua AVG volkomen buiten.
Maar als de school wel zelf rechtstreeks aan de fotograaf opdracht geeft voor het maken van de klassenfoto’s ligt de zaak anders. In dat geval moet er volgens de AVG door de school een verwerkingsovereenkomst afgesloten worden met de fotograaf.
Het Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz, ULD (de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in de Duitse deelstaat Sleeswijk-Holstein) gaat bij schoolfoto’s van het eerste scenario uit. Het is een zaak tussen de ouders en /of leerlingen en de fotograaf. Een verwerkingsovereenkomst is volgens de ULD niet nodig.
Zelfs als de school de fotografielijsten, adressen enz. van tevoren opstuurt, is er volgens de ULD nog geen verwerkingsovereenkomst nodig.
Deze visie lijkt logisch, want de focus van de gegevensverwerking van de fotograaf ligt niet op de verwerking van de gegevens, maar op de onafhankelijke creatie en verwerking van de foto’s, die hij onder zijn eigen verantwoordelijkheid maakt.
De onafhankelijke selectie van beelden en de artistieke vrijheid van de fotograaf duiden er ook op dat er geen sprake is van de verwerking van een opdracht van de school, meent de ULD van Sleeswijk-Holstein.
Voor de overdracht van de klassenlijsten en andere gegevens aan de fotograaf is bovendien altijd de voorafgaande toestemming van de ouder of voogd vereist.
Toezichthouder in Beieren vindt dat de school wel opdrachtgever is
De Beierse staatscommissaris voor gegevensbescherming, de autoriteit die verantwoordelijk is voor de publieke sector in de Duitse deelstaat Beieren, is een heel andere mening toegedaan. Er moet volgens de Beierse toezichthouder wel van worden uitgegaan dat de foto‘s in opdracht van de school worden gemaakt.
De school is volgens de Beierse Autoriteit Persoonsgegevens de verantwoordelijke persoon in de bovenstaande constellatie en moet een schriftelijk contract afsluiten met de fotograaf dat voldoet aan de eisen van Art. 28 (3) AVG.
Bovendien moet de school zich ervan vergewissen dat de gekozen fotograaf ervoor kan zorgen dat de verwerking van de persoonsgegevens van de leerlingen alleen in overeenstemming met de AGV wordt uitgevoerd.
Juridisch betekent dit dat de voor de verwerking verantwoordelijke alleen mag werken met verwerkers die voldoende garanties bieden dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de verwerking wordt uitgevoerd in overeenstemming met de eisen van deze verordening en dat de rechten van de betrokkene worden beschermd.
Twee toezichthouders, twee verschillende meningen
De toezichthouders in Sleeswijk-Holstein in Noord-Duitsland en Beieren in Zuid-Duitsland geven kortom ieder een andere uitleg aan de AVG. En dat is verwarrend voor buitenstaanders als scholen, ouders, leerlingen en fotografen. Die willen eenduidige uitleg van regels.
Voor beide intrepretaties valt iets te zeggen. Die van Sleeswijk-Holstein zal bij de meeste mensen de voorkeur hebben. Maar als de Beierse uitleg de definitieve uitleg is valt daar ook mee te leven. Dan is er tenminste duidelijkheid.
Wat vindt de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens?
De Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens lijkt op de lijn van de Beierse toezichthouder te zitten. De Nederlandse AP raadt scholen aan om aan het begin van het schooljaar bij alle ouders en leerlingen vanaf 16 jaar te vragen waarvoor zij toestemming geven: wel of niet op klassenfoto’s, wel of niet op beelden op de website, wel of niet met naam in de krant als je geslaagd bent, etc.
Kortom: er is verdeeldheid in Europa tussen de verschillende toezichthouders. Het is zaak dat de Europese toezichthouders de rijen sluiten.
Welke leerlingen mogen gefotografeerd worden?
Terug naar de foto’s en de leerlingen. Welke leerlingen mogen überhaupt gefotografeerd worden?
Hier is het heel eenvoudig en iedereen is het daarmee eens: alleen leerlingen die (of hun wettelijke voogd) toestemming hebben gegeven aan de school om de foto’s te maken, mogen gefotografeerd worden.
Art. 7 AVG regelt de voorwaarden voor toestemming. De belangrijkste kenmerken zijn dat de toestemming moet worden gevraagd en dat die vrijwillig moet zijn gegeven. Met andere woorden, het moet duidelijk zijn voor welk specifiek doel de foto’s worden genomen, in welke vorm en hoe lang ze worden opgeslagen, wie er toegang toe heeft en aan wie ze mogen worden doorgegeven.
Ook mag een verwijzing naar de regel dat de toestemming te allen tijde kan worden ingetrokken, niet ontbreken.
Onherkenbaar maken niet nodig als één leerling toestemming intrekt
Maar wat gebeurt er dan als achteraf één van de leerlingen op de klassenfoto zijn toestemming intrekt? Moeten alle foto’s dan worden vernietigd? Moeten er gezichten worden zwart gemaakt?
Nee! Dat is niet nodig.
De herroeping heeft geen invloed op de foto’s die vóór de herroeping zijn gemaakt, maar is alleen van kracht voor de toekomst.
De meerderheid van de gefotografeerde leerlingen is waarschijnlijk minderjarig, dus hun ouders of voogden moeten hun toestemming geven.
Voor jongeren ouder dan 14 jaar moeten ook de jongeren zelf toestemming geven.
