Hoe lang mag je persoonsgegevens volgens de AVG eigenlijk bewaren? De Autoriteit Persoonsgegevens geeft 5 aanbevelingen

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een verkennend onderzoek gedaan naar de manier waarop de verwerkingsregisters van dertig grote organisaties uit tien private sectoren worden bijgehouden. Hoe wordt er bijvoorbeeld omgegaan met bewaartermijnen? Op basis van dat onderzoek geeft de AP nu 5 concrete aanwijzingen. Blijkbaar was dat nodig.

Het oneindig bewaren van persoonsgegevens zonder enige motivering mag volgens de AVG niet. Daarom beveelt de Autoriteit Persoonsgegevens in de aanwijzingen nu specifiek aan dat organisaties in hun register van verwerkingen benoemen hoe lang zij persoonsgegevens willen bewaren.

“De kwaliteit van het register van verwerkingen is voor de AP een goede peilstok. Voldoet dat register? Dan geeft dat een indruk hoe een organisatie de nieuwe Europese privacyregels naleeft”, zegt voorzitter Aleid Wolfsen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vijf concrete aanbevelingen

Op basis van het verkennend onderzoek naar de registers van verwerkingen komt de AP met vijf concrete aanbevelingen:

  1. Benoem hoe lang en met welk doel je persoonsgegevens wil bewaren. Onder de Europese privacywetgeving is het niet toegestaan persoonsgegevens langer te bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarmee ze verzameld zijn. Ook moeten organisaties kunnen motiveren waarom ze deze gegevens verzamelen.
  2. Neem de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke op in het register.
  3. Zorg voor een overzichtelijk bestand van alle verwerkingen van persoonsgegevens waarin gebruikers eenvoudig kunnen navigeren.
  4. Geef duidelijk aan op welke locatie of in welk bestand persoonsgegevens bewaard worden en neem deze locaties of bestanden op in het register. Deze informatie is relevant als mensen een verzoek om inzage of verwijdering indienen. 
  5. Maak duidelijk welk doel bij welke verwerking hoort. Alleen een opsomming van de verwerkingen per afdeling in combinatie met een opsomming van de diverse doeleinden van de verwerkingen is niet voldoende.

Over het register van verwerkingen

De AP heeft veel informatie over het register van verwerkingen op de website staan. De informatie en de vragen en antwoorden staan hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/verantwoordingsplicht.

PrivacyZone helpt bij het opzetten van een verwerkingsregister

Heeft jouw organisatie, jouw bedrijf, al een verwerkingsregister ingericht? Twijfel je of dat op de juiste manier is gebeurd? Neem geen risico. PrivacyZone kan professionele begeleiding bieden. Samen met onze partners kunnen we iedere organisatie op maat bedienen. Neem contact met ons op: 06-31995740.

Meer actueel awareness nieuws

Welke gegevens mogen op basis van de AVG nog in een personeelsdossier worden opgenomen?

Hoe zou een goed personeelsdossier er volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) er moeten uitzien? Die vraag wordt vaak gesteld. Logisch, want personeelsdossiers bevatten veel persoonsgegevens.

Bij controle op basis van de AVG blijkt dat er vaak te veel gegevens worden bewaard en ook gegevens die werkgevers niet zouden mogen hebben.

Wat mag wel en wat mag niet?

De hoofdregel is dat de werkgever alleen gegevens in het personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.

In het personeelsdossier bewaart de werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren.

Inhoud goed personeelsdossier

Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan de werkgever zijn beslissingen over een werknemer kan onderbouwen, bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.

Sommige gegevens heeft de werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

De Algemene verordening gegevensbescherming stelt beveiligingseisen aan zowel een digitaal als een papieren personeelsdossier. De werkgever moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat slechts een klein aantal mensen toegang heeft tot het personeelsdossier.

 

De werkgever mag onder meer de volgende gegevens in het personeelsdossier opnemen:

  • klachten;
  • waarschuwingen;
  • verzuimfrequentie (hoe vaak een werknemer er niet is);
  • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de werknemer voor akkoord of gezien zijn getekend;
  • een kopie van het identiteitsbewijs;
  • het burgerservicenummer (BSN);
  • persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.

Medische gegevens mag de werkgever in principe niet opnemen in het personeelsdossier.

De AVG verplicht organisaties om beveiligingsmaatregelen tectreffen voor een digitaal personeelsdossier. Als het dossier ook toegankelijk is via internet is het bijvoorbeeld verplicht om een firewall te gebruiken. Bijvoorbeeld als werknemers online hun personeelsdossier in kunnen zien.

 

Hoe lang bewaren?

De werkgever is wettelijk verplicht sommige gegevens uit het personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren. Zo moet hij gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de werknemer uit dienst is.

Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moet de werkgever 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd.

Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet de werkgever ze direct verwijderen.

 

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Langer bewaren

De werkgever kan gegevens van de (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

 

 

Meer actueel awareness nieuws