Autoriteit Persoonsgegevens is 5 maanden na start AVG nog opvallend rustig. Stilte voor de storm?

Ruim vijf maanden nadat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 van kracht is geworden horen we nog steeds opvallend weinig van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In Duitsland kondigen verschillende toezichthouders inmiddels meerdere boetes aan. Is de rust bij de AP de stilte voor de AVG storm in Nederland?

Uit diverse onderzoeken blijkt dat de meerderheid van de Nederlandse organisaties nog niet voldoet aan de privacywet. Tot dusver zien we dat nog niet terug in de mededelingen die de Autoriteit Persoonsgegevens doet op zijn website.

Nederlandse AP voornamelijk nog gericht op overheid

Tot op heden focust de Nederlandse AP zich nog vrijwel uitsluitend op de overheid en de zorg.

De AP maakte deze week bijvoorbeeld bekend een dwangsom van 150.000 Euro per maand aan het UWV te hebben opgelegd. Het UWV voldoet niet aan beveiligingseisen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In augustus werd de politie aangepakt en tegen de belastingdienst loopt ook een onderzoek.


Elders in Europa lijken de nationale en regionale toezichthouders veel actiever te zijn dan de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. In Portugal en Groot-Brittannie zijn inmiddels de eerste boetes uitgedeeld.

AVG boeteprocedures

De Duitse krant Handelsblatt publiceerde deze week een uitgebreid artikel over maatregelen en boeteprocedures die de diverse toezichthouders in de Duitse deelstaten in gang hebben gezet. De inventarisatie zou een beeld kunnen geven wat Nederlandse organisaties kunnen gaan verwachten van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Stefan Brink is voorzitter van de Autoriteit Persoonsgegevens van de Duitse deelstaat Baden-Württemberg. Hij kondigt in het Handelsblatt aan nog dit jaar “aanzienlijke” boetes te zullen opleggen wegens overtredingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als voorbeeld noemt hij schending van de AVG door illegale videobewaking.

Autoriteit Persoonsgegevens Hamburg

Toezichthouder Johannes Caspar van de Autoriteit Persoonsgegevens in de Duitse deelstaat Hamburg zegt inmiddels twee boeteprocedures in gang te hebben gebracht. Ook zegt hij inmiddels diverse waarschuwingen te hebben gegeven. Bijvoorbeeld voor onrechtmatige reclame via e-mail. En voor overtredingen van de AVG door diverse verhuurders die ontoelaatbaar veel gegevens van potentiële huurders vragen.

Caspar zegt dat er op veel gebieden waarschijnlijk sprake is van een hoog niveau van niet-naleving van de regels van de AVG. “Sinds 25 mei 2018 hebben we 1870 klachten ontvangen, tegen 870 klachten in 2017.”

Autoriteit Persoonsgegevens Noordrijn-Westfalen

Helga Block, commissaris voor gegevensbescherming in de Duitse deelstaat Noordrijn-Westfalen, heeft inmiddels de eerste boetebeschikkingen uitgedeeld. “In het bijzonder ging het hier om gevallen waarin wij niet desgevraagd tijdig informatie hebben ontvangen van verantwoordelijke personen”, zegt Block in het Handelsblatt.

Daarnaast treedt Block op tegen het onrechtmatig gebruik van dashcams in auto’s.

Autoriteit Persoonsgegevens Berlijn

In Berlijn staan ook al sancties op stapel. “De eerste boetes onder de nieuwe wet kunnen tegen het einde van het jaar worden verwacht”, vertelt woordvoerster Dalia Kues van de gegevensbeschermingsautoriteit in Berlijn aan het Handelsblatt. Ze legt meteen uit waarom het even duurt voordat het handhavingsbeid van de toezichthouder zichtbaar wordt.

Strenge procedures vertragen handhaving door Autoriteit Persoonsgegevens

“Dergelijke procedures vereisen een uitgebreid en diepgaand onderzoek en doorlopen strenge formele procedurele stappen, waardoor het langer duurt om ze af te ronden”, zegt Kues.

Dat geldt uiteraard ook voor de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Berlijn
komen bijzonder veel klachten binnen over bedrijven die niet voldoen aan het recht op inzage, correctie of verwijdering. Ook komen er veel klachten binnen over SPAM-mail, cookies en ondeugdelijke privacyverklaringen op websites.

Twaalf keer zoveel datalekken

Het aantal datalekken dat sinds 25 mei in Berlijn is gemeld is inmiddels maar liefst twaalf keer zo hoog als in 2017. Er zijn inmiddels 2157 klachten geregistreerd. Een verviervoudiging ten opzichte van 2017.

Veel apps voldoen niet aan de nieuwe privacyregels

Toezichthouder Block van Noordrijn-Westfalen (NRW) merkt ook op dat gegevensbescherming door de nieuwe regels in toenemende mate een probleem aan het worden is bij bedrijven en overheden. “Dit is waarschijnlijk niet in de laatste plaats te wijten aan de toegenomen sanctiemogelijkheden. Met name veel kleinere organisaties zijn zich nu pas bewust geworden van de verplichtingen die ze eigenlijk al hadden onder de oude wet.”

De gegevensbeschermingsautoriteit in NRW heeft tot nu toe zo’n 9000 klachten en vragen geregistreerd. Dat is nu al aanzienlijk meer dan in heel 2017.

Vooral kleine organisaties, freelancers en verenigingen vragen advies bij Autoriteit Persoonsgegevens

Volgens de Berlijnse woordvoerster Kues vragen met name kleine bedrijven, freelancers en verenigingen die zich geen juridisch advies van advocaten of adviesbureaus kunnen veroorloven om advies bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Berlijn. “Ze hebben heel vaak betrekking op het ontwerp van websites, vragen over de verplichting van een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en verwerkingsovereenkomsten”, aldus Kues.

Personeelstekort bij Autoriteit Persoonsgegevens

De Duitse toezichthouders kunnen door de vele vragen en klachten het werk nauwelijks nog aan. Door gebrek aan personeel blijven veel zaken langer dan zou moeten liggen, melden de toezichthouders in Berlijn en Hamburg. In Noordrijn-Westfalen heeft de toezichthouder inmiddels twintig medewerkers erbij gekregen. Maar dat aantal is nog niet genoeg. Er staan nog diverse vacatures open.

Meer actueel awareness nieuws

AVG-boete van 400.000 Euro voor Portugees ziekenhuis dat onzorgvuldig met patiëntgegevens omgaat. Uitspraak interessant voor Limburg en rest Europa

Stel dat het VieCuri Medisch Centrum in Venlo inderdaad onzorgvuldig met patientgegevens is omgegaan…

Stel dat de Functionaris Gegevensbescherming (FG) inderdaad niet volgens de regels een datalekprocedure in gang heeft gezet…

Hoe hoog zou de boete die de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) dan oplegt dan kunnen uitvallen?

Tot dusver was er nog geen voorbeeld. Geen jurisprudentie. Niet in Nederland en ook niet elders in Europa. Maar daar is deze week toevallig verandering in gekomen.

Portugese Autoriteit Persoonsgegevens legt eerste boete op aan ziekenhuis

Het Centro Hospitalar Barreiro Montijo ziekenhuis in de buurt van Lissabon zou zo onzorgvuldig zijn omgegaan met patiëntengegevens dat de Portugese Autoriteit Persoonsgegevens, de CNPD, deze week een boete van 400.000 euro heeft opgelegd.

Het ziekenhuis heeft aangekondigd de boete te gaan aanvechten bij de rechter.

Die rechtzaak lijkt uitstel van executie, omdat de Portugese toezichthouder een hele duidelijke concrete overtreding van de Europese privacywet heeft vastgesteld.

Honderden onbevoegden hebben toegang tot patientgegevens

“Alleen professionals hebben toegang tot uw gezondheidsinformatie in onze database”, staat er in de Privacy Policy op de website van Centro Hospitalar Barreiro Montijo.

Volgens de Portugese toezichthoudende autoriteit CNPD komt de beveiliging van de patientgegevens in het systeem echter niet eens in de buurt van de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

In het Portugese ziekenhuis werken 295 artsen, terwijl er 995 mensen “dokterstoegang” hadden tot de patiëntgegevens.

Datalek in Portugees ziekenhuis werd gemeld door medische vereniging

Het datalek kwam al in juni naar buiten tijdens een inspectie van de CNPD. De toezichthouder kwam in actie na een klacht van een medische vereniging.

Uit het onderzoek bleek dat onder het onverklaarbaar hoge aantal mensen dat zonder goede verklaring toegang had tot de gevoelige medische informatie zich ten minste negen vertegenwoordigers van sociale diensten bevonden.

Ook mensen die alleen als “technische medewerkers” geregistreerd stonden, konden volgens het CNPD de patiëntendossiers inzien.

Portugees ziekenhuis heeft verplichtingen AVG ‘bewust veronachtzaamd’

De CNPD besloot deze week, vier maanden na het eigen onderzoek, op basis van de duidelijke bewijzen tot het opleggen van de eerste zware boete sinds de AVG van kracht geworden is. Het Barreiro-Montijo ziekenhuis heeft volgens de Portugese toezichthouder CNPD de verplichtingen die voortvloeien uit de AVG opzettelijk veronachtzaamd.

Het Barreiro-Montijo ziekenhuis wil juridische stappen ondernemen tegen de beslissing. Enerzijds zijn er twijfels over de bevoegdheid van de autoriteit om een dergelijke sanctie op te leggen. Aan de andere kant verdedigt de kliniek zijn acties. Zo zou er bijvoorbeeld een groot aantal inlogaccounts gecreëerd zijn in verband met tijdelijke contracten met artsen die slechts kort in het ziekenhuis hebben gewerkt.

Ziekenhuis had accounts tijdelijke artsen na vertrek meteen moeten verwijderen

Het CNPD reageerde daar echter onmiddellijk op met de mededeling na het vertrek van de tijdelijke artsen hun inlogaccounts onmiddelijk hadden moeten worden geschrapt.

Het is volgens de Portugese toezichthouder ook niet te rechtvaardigen dat maatschappelijk werkers of zelfs technici informatie over de gezondheidstoestand van de patiënten kunnen inzien.

Uitspraak in Portugal interessant voor heel Europa

De omvang van de beschuldigingen en de hoogte van de opgelegde boete maken de zaak van de Portugese kliniek interessant voor gegevensbeschermers en bedrijven in heel Europa.

De rechtszaak die het Centro Hospitalar Barreiro Montijo tegen de CNPD wil aanspannen kan leiden tot jurisprudentie die duidelijkheid brengt in soortgelijke zaken. Privacyspecialisten zijn bijzonder benieuwd naar de intrepretatie die een rechter geeft in deze zaak.

Meer actueel awareness nieuws

10 vragen die de Autoriteit Persoonsgegevens stelt bij een steekproef. Kan jouw organisatie meteen antwoorden?

Stel dat jouw organisatie volgende week onverwachts door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wordt bezocht voor een steekproef… Kun jij dan deze 10 vragen beantwoorden die de toezichthouders in Duitsland momenteel stellen bij AVG steekproeven in het MKB?

 

1. voorbereiding op de AVG

Hoe heeft u zich als bedrijf voorbereid op de AVG?

Beschrijf (kort) de procedure, om welke gebieden het ging en welke maatregelen zijn genomen.

Indien nog niet alle maatregelen volledig ten uitvoer zijn gelegd, gelieve ook de stand van zaken met betrekking tot de tenuitvoerlegging toe te lichten.

2. lijst van verwerkingsactiviteiten

Hoe heeft u ervoor gezorgd dat al uw bedrijfsprocessen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zijn opgenomen in een register van verwerkingsactiviteiten?

Hoe zorgt u ervoor dat het up-to-date is?

Voeg een overzicht bij van uw gedocumenteerde procedures en een voorbeeldprocedure als voorbeeld.

3. toelaatbaarheid van de verwerking

Op welke wettelijke basis verwerkt u persoonlijke gegevens?

Als u ook persoonlijke gegevens verwerkt op basis van toestemming, voeg dan de door u gebruikte monsters bij.

4. rechten van de betrokkenen

Hoe zorgt u ervoor dat de rechten van de betrokkenen worden geëerbiedigd (informatie, openbaarmaking, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens)?

Schets uw processen op dit gebied en beschrijf in het bijzonder in detail hoe u aan uw informatieverplichtingen voldoet.

Gelieve eventuele bestaande voorbeeldinformatie bij te voegen.

5. technische gegevensbescherminga

Hoe zorgt u ervoor dat uw technische en organisatorische maatregelen of die van uw dienstverleners een beschermingsniveau garanderen dat is afgestemd op het verwerkingsrisico?

Hoe zorgt u ervoor dat uw technische en organisatorische maatregelen worden aangepast aan de huidige stand van de techniek?

Hoe zorgt u ervoor dat u over een gedocumenteerde rol en autorisatieconcept beschikt voor de IT-toepassingen die u momenteel gebruikt of in de toekomst gaat gebruiken?

Hoe zorgt u ervoor dat er vanaf het begin rekening wordt gehouden met de vereisten inzake gegevensbescherming wanneer producten of diensten worden gewijzigd of nieuw ontwikkeld (Privacy by Design en by Default)

6. beoordeling van de gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer

Hoe zorgt u ervoor dat verwerkingen die een groot risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen inhouden, worden geïdentificeerd en dat zij worden onderworpen aan een beoordeling van de gevolgen voor de gegevensbescherming

Heeft u in uw bedrijf verwerkingsactiviteiten geïdentificeerd die waarschijnlijk een groot risico vormen voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen? Welke? Voeg a.u.b. de relevante documentatie over de privacyeffectbeoordeling bij.

7. orderverwerking

Heeft u uw bestaande contracten met contractverwerkers aangepast aan de nieuwe regelgeving van de AVG?

Indien u gebruik maakt van modelcontracten, gelieve deze bij te voegen, en voeg bovendien een actueel voorbeeldcontract bij met een van uw verwerkers.

8. functionaris voor gegevensbescherming

Hoe is uw functionaris voor gegevensbescherming geïntegreerd in uw organisatie?

Welk bewijs van deskundigheid heeft hij?

9. rapportageverplichtingen

Hoe zorgt u ervoor dat uw bedrijf inbreuken op de gegevens tijdig aan de toezichthouder meldt?

Schets uw gerelateerde processen.

10. documentatie

Hoe kunt u aantonen dat u aan alle in de punten 2 tot en met 9 genoemde verplichtingen voldoet?

Als jouw organisatie meerdere vragen niet op korte termijn onderbouwd kan beantwoorden is er een groot probleem bij een steekproef van de Autoriteit Persoonsgegevens. Er moet kunnen worden aangetoond dat de organisatie minstens sinds 25 mei 2018 serieus professioneel bezig is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Neem zo snel mogelijk contact op met een professionele privacymanager. Bijvoorbeeld PrivacyZone.

Meer actueel awareness nieuws

Wat kunnen we leren van de ‘onzinnige’ AVG naambordjes discussie in Duitsland en Oostenrijk?

“Paniekzaaierij door oproerkraaiers die de Europese privacywet in diskrediet willen brengen.” Snoeiharde kritiek van de Autoriteit Persoonsgegevens van de Duitse deelstaat Beieren naar aanleiding van de ophef over een vermeend AVG-verbod op naambordjes in flats en appartementencomplexen. Is die kritiek terecht?

Of is de Europese privacywetgeving gewoon te complex?

Wat kunnen we leren van de discussie in Oostenrijk en Duitsland?

Waarom heeft niemand de Autoriteit Persoonsgegevens om uitleg gevraagd?

Allereerst is het opmerkelijk dat klaarblijkelijk vrijwel niemand tot op heden de toezichthouders in Oostenrijk en Duitsland gevraagd heeft om duidelijkheid te verschaffen naar aanleiding van de onduidelijkheid over de uitleg van de privavyregels ten aanzien van naambordjes.

Wie op Google zoekt op Klingelschild DSGVO ziet dat alle grote Duitse mediasites op het verhaal gedoken zijn. Slechts een enkele site vroeg commentaar aan een toezichthouder.

Kritiek Beierse autoriteit op media en privacybelangenorganisatie slecht onderbouwd

Voorzitter Thomas Kranig van de Beierse autoriteit doet voorkomen alsof de discussie in gang is gezet door tegenstanders van de privacywet en de media. Door mensen die op een rel uit waren om de AVG belachelijk te maken.

Maar die veronderstelling klopt niet.

Hoe begon de naambordjesdiscussie?

De discussie kwam in Wenen op gang naar aanleiding van een klacht van één huurder bij de gemeentelijke woningcorporatie Wiener Wohnen.

De corporatie heeft vervolgens de Magistratsabteilung 63, de afdeling die in Wenen verantwoordelijk is voor gegevensbescherming, geraadpleegd. De Functionaris Gegevensbescherming van deze afdeling kwam vervolgens zelf tot de conclusie dat de combinatie van achternaam en deurnummer daadwerkelijk inbreuk maakt op de Europese privacywetgeving.

Functionaris Gegevensbescherming zet als eerste verkeerde stap

De kwestie is dus niet aangezwengeld door oproerkraaiers. Een Functionaris Gegevensbescherming, iemand die alles van de privacywet zou moeten weten, trok op basis van de wettekst de conclusie dat er sprake was van inbreuk op de AVG.

Logisch besluit wonkngcorporatie om alle naambordjes te verwijderen

Vervolgens kan de Weense woningcorporatie niet anders dan te besluiten om verregaande maatregelen te treffen. Bij overtreding van de regels is het management immers aansprakelijk als de Autoriteit Persoonsgegevens van Oostenrijk een onderzoek instelt naar aanleiding van een klacht van een huurder, waar niets mee gedaan is.

Zeker als blijkt dat er een advies van de FG ligt om 220.000 naambordjes te verwijderen.

Nog steeds geen sprake van stemmingmakerij

Tot zover is er dus nog steeds geen sprake van bewuste stemmingmakerij om de AVG in diskrediet te brengen.

Pas als 220.000 huurders in Wenen een brief krijgen van de woningcorporatie duikt de media er bovenop. Logisch, want het betreft een opmerkelijk besluit met verregaande gevolgen. En dat op basis van een nieuwe wet die veel mensen onzeker maakt. Mede vanwege de hoge boetes die opgelegd kunnen worden.

Geen journalist die Autoriteit Gegevensbescherming om een reactie heeft gevraagd

Wat vervolgens opvalt is dat er geen journalist in Oostenrijk op het idee gekomen is om de Autoriteit Persoonsgegevens om een reactie te vragen.

Dat verwijt valt overigens ook de Functionaris Gegevensbescherming te maken.

Rol privacybelangenorganisatie

De media vroegen wel om een reactie bij ARGE Daten. Een organisatie die zich in Oostenrijk bezighoudt met de privacyrechten van burgers.

Volgens ARGE Daten was het besluit van Wiener Wohnen om alle naambordjes te verwijderen de “enige wettelijk conforme procedure”.

ARGE Daten roept vervolgens huurders op om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Wenen.

Als de Beierse toezichthouder zich kwaad maakt over stemmingmakerij over de Europese privacywet dan zou ARAG Daten daar de aanleiding voor kunnen zijn.

ARAG Daten is geen tegenstander van AVG

Ware het niet dat de Beierse autoriteit praat over stemmingmakerij door tegenstanders van de AVG. ARAG Daten is een organisatie die opkomt voor privacybelangen. ARAG Daten heeft dus belang bij de privacywet. Is geen tegenstander.

Waar komt die stemmingmakerij dan vandaan?

De Beierse autoriteit geeft een uitstekende les privacywetgeving naar aanleiding van de discussie over de naambordjes. Uitleg die iedereen de regels erbij pakt lijkt te moeten kunnen begrijpen. Maar is dat werkelijk zo?

Privacydeskundigen leggen privacyregels anders uit dan Autoriteit Persoonsgegevens

De Functionaris Gegevensbescherming gaf een andere uitleg van dezelfde regels. En hij heeft er voor geleerd.

En hij was niet de enige privacydeskundige die een andere uitleg aan de regels gaf dan de Autoriteit Persoonsgegevens van Beieren.

Toegegeven, andere privacydeskundigen plaatsten vraagtekens bij het besluit van Wiener Wohnen, maar gaven vervolgens toch een andere duiding van de wet dan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Max Schremms adviseert verhuurders onterecht om schriftelijk toestemming te vragen

Neem bijvoorbeeld Max Schrems. Hij heeft in heel Europa naam gemaakt met zijn kruistocht tegen Facebook. Schrems wijst er in een tweet op dat de ontmanteling van meer dan 200.000 naambordjes wellicht een wel erg overdreven maatregel is.

@Met alle liefde voor de #AVG“, tweet Schrems. „Maar waar u (al) de toestemming van de huurder heeft, hoeft u niet meer 220.000 naamplaatjes te verwijderen en opnieuw te plaatsen….. Een vragenlijst met een opt-in zou het waarschijnlijk gemakkelijker maken.“

 

Schrems adviseert als gerenomeerde privacydeskundige dus aan verhuurders om alle huurders schriftelijk om toestemming te vragen om hun naam op een centraal belbord in de hal van een flat te plaatsen.

Maar volgens de Autoriteit Persoonsgegevens hoeven verhuurders niets te doen

De Beierse Autoriteit Persoonsgegevens zegt daar niets over. Volgens de Beierse AP hoeven verhuurders niets te doen.

Duitse advocaat onderbouwt in blog aan de hand van diverse wetten dat naambordjes ook voor AVG al verboden zouden zijn

In Duitsland schreef advocaat Arno Lampmann van advocatenkantoor LHR in Keulen een uitvoerige blog over de naambordjes. Zijn opmerkelijke conclusie was dat de naambordjes ook zonder de AVG eigenlijk al in strijd zijn met andere wetten. Hij verwijst daarbij naar die wetten en haalt er vervolgens ook Max Schremms nog bij om zijn conclusie kracht bij te zetten.

Nog steeds geen spoor van oproerkraaiers die de Europese privacywet in diskrediet brengen.

 

Deskundigen die geacht mogen worden de privacywet te kennen en te kunnen duiden geven een hele andere uitleg aan de regels dan de Autoriteit Persoonsgegevens van Beieren. Opnieuw geen tegenstanders van de wet. Weer mensen die belang hebben bij de privacywetgeving.

Alle partijen, waaronder de Autoriteit Persoonsgegevens, moeten hand in eigen boesem steken

Het zou de Autoriteit Persoonsgegevens in Beieren, maar ook zijn collega’s in de rest van Europa, sieren om de hand in eigen boesem te steken. De AVG is blijkbaar zo onduidelijk dat zelfs deskundigen de regels anders uitleggen. Die complexiteit zorgt voor onrust en weerstand.

En de deskundigen en de media mogen anderzijds ook zichzelf verwijten maken.

Waarom heeft niemand de moeite genomen om de Autoriteit Persoonsgegevens om een reactie te vragen?

Iedere journalist hoort dat standaard te doen. En iedere FG en jurist die twijfelt over de uitleg van een regel ook.

Meer actueel awareness nieuws

Alle ziekenhuizen en zorgverzekeraars voldoen aan de AVG. Ze hebben een functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zegt dat alle ziekenhuizen en zorgverzekeraars nu een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) hebben aangesteld. De Autoriteit Persoonsgegevens controleerde 91 ziekenhuizen en 33 zorgverzekeraars.

Bij een eerste controle bij bijna 25% van de organisaties trof de AP bij 17 ziekenhuizen en 2 zorgverzekeraars nog geen contactgegevens voor een FG op websites aan.

Verplicht aanmelden Functionaris Gegevensbescherming

Sinds 25 mei 2018 geldt de nieuwe Europese privacywetgeving, de AVG.

Onderdeel hiervan is dat sommige organisaties, zoals ziekenhuizen en zorgverzekeraars, een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) moeten aanstellen die binnen de organisatie toezicht houdt op naleving van de AVG.

Iedereen die dat wil kan ook makkelijk contact opnemen met de FG: hun (directe) contactgegevens zijn gepubliceerd op de websites van de organisaties.

De FG’s vervullen bij grotere zorgorganisaties een belangrijke functie om de medische gegevens van mensen te beschermen en om de privacywetgeving na te leven.

De FG kan vanuit een onafhankelijke positie adviseren over hoe de privacywetgeving moet worden toegepast in zijn organisatie.

Communiceren contactgegevens

Privacy-issues moeten snel en in vertrouwen gemeld kunnen worden bij de FG. Het moet daarom voor iedereen die dat wil makkelijk zijn om contact op te nemen met de FG zonder dat daar iemand tussen zit.

Het is verplicht een direct telefoonnummer of e-mailadres te vermelden waarmee de FG te bereiken is. De naam van de FG is niet noodzakelijk.

Van de organisaties die wel contactgegevens op hun website vermelden, vond de AP aanvankelijk bij 3 ziekenhuizen en 1 zorgverzekeraar geen direct e-mailadres of doorkiesnummer.

Steekproeven Autoriteit Gegevensbescherming

Sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) controleert de AP onder meer steekproefsgewijs of vereisten uit de privacywetgeving worden nageleefd.

De controleerde AP eerder overheidsorganisaties op FG’s. Daarnaast deed de AP een steekproef bij grote private organisaties om te onderzoeken of zij een register voor verwerkingsactiviteiten bijhouden.

Meer actueel awareness nieuws

Kwart van ziekenhuizen heeft volgens Autoriteit Persoonsgegevens AVG beleid nog niet op orde

Ongeveer 25 procent van de ziekenhuizen en zorgverzekeraars voldoet volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) nog niet aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens. Zij hebben onvoldoende verplichte informatie op de website staan en moeten dit aanpassen.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft bij 91 ziekenhuizen en 33 zorgverzekeraars gecontroleerd of zij een Functionaris Gegevensbescherming (FG) in dienst hebben.

Twee ziekenhuizen bleken niet aan die verplichting die is vastgelegd in de Algemene Verordening Persoonsgegevens te voldoen.

De twee ziekenhuizen zonder FG hebben vier weken de tijd gekregen om hier iemand voor aan te nemen.

Verplichte publicatie contactgegevens FG

 

Ziekenhuizen en zorgverzekeraars zijn ook verplicht om de contactgegevens van hun AP op de website te publiceren.

In de nieuwe privacywet staat vastgelegd dat een ieder die dat wil, gemakkelijk contact moet kunnen opnemen met de FG van een organisatie.

17 ziekenhuizen en 2 zorgverzekeraars

 

Zeventien ziekenhuizen en twee zorgverzekeraars hadden deze contactgegevens niet op hun website staan.

In andere gevallen ontbrak een direct e-mailadres of doorkiesnummer.

Sinds de invoering van de privacywet AVG (Algemene verordering gegevensbescherming) op 25 mei 2018 is het de taak van de Autoriteit Persoonsgegevens om de naleving ervan te controleren.

AVG controle overheid

 

Al eerder werden overheidsorganisaties gecontroleerd op de aanwezigheid van een Functionaris Gegevensbescherming.

Overigens hoeft niet iedere medische organisatie een FG aan te stellen. Huisartspraktijken zijn bijvoorbeeld niet verplicht om dit te doen, omdat zij niet op grootschalig niveau medische gegevens verwerken.

Meer actueel awareness nieuws

Kleine zorgorganisaties hoeven van AP toch geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen

Moet een zorgboerderij een Functionaris Gegevensbescherming aanstellen?, vroeg PrivacyZone onlangs aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Een zorgboerderij verwerkt bijzondere gegevens en observeert clienten structureel. Eerste antwoord van de AP op basis van deze criteria was kort en krachtig: ja.

Maar nadat PrivacyZone aangaf dat de landelijke huisartsenvereniging gepubliceerd had dat een jurist die zij ingeschakeld had daar anders over dacht bij huisartsen met een kleine eigen praktijk, erkende ons contactpersoon bij de AP ruiterlijk dat er sprake is van een grijs gebied en dat dat uitgezocht moest worden.

Antwoord van de AP

Op 31 mei kwam het antwoord van de Autoriteit Persoonsgegevens al. Kleine zorgorganisaties zijn vrijgesteld van een FG.

Toevallig kwam ook de Autoriteit Persoonsgegevens in de Duitse deelstaat Noordrijn-Westfalen met een soortgelijk advies. De Duitse toezichthouder zegt dat zorgorganisaties met minder dan 10 medewerkers die bezig zijn met verwerking van persoonsgegevens geen FG hoeven aan te stellen.

Als een organisatie niet grootschalig gegevens verwerkt, kan het volgens de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens nog wel nuttig zijn om een FG aan te stellen.

Een FG kan volgens de Nederlandse AP een organisatie helpen een organisatie AVG-proof in te richten.

PrivacyZone wordt door een zorgboerderij ingeschakeld om te ondersteunen met privacymanagement. Daarbij wordt net als een FG dat zou doen kritisch naar privacyrisico’s in de organisatie gekeken. De privacy manager helpt bij het privacyproof maken van de organisatie.

Advies AP: ga samenwerken

De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert kleine zorginstellingen om met andere zorgaanbieders of extern (voor een beperkt aantal uren) een FG in te huren, zodat de organisatorische lasten beperkt kunnen blijven. Dit geldt zowel voor de vrijwillige als de verplichte FG.

PrivacyZone onderzoekt samen met de zorgboerderij de optie om de krachten van een aantal kleinere zorgaanbieders in de provincie Groningen te bundelen.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) verduidelijkt voor zorgaanbieders wanneer er sprake is van grootschalige gegevensverwerking.

Bij een grootschalige verwerking vereist de nieuwe privacywet dat een FG nodig is en moet in bepaalde gevallen een DPIA worden gedaan.

10.000 patienten

Voor huisartsenpraktijken en instellingen voor medisch specialistische zorg, niet zijnde ziekenhuizen, beschouwt de AP een verwerking grootschalig bij meer dan 10.000 patiënten.

De verwerking van persoonsgegevens van ziekenhuizen, apotheken (geen solistisch werkende zorgverlener), huisartsenposten en zorggroepen is altijd grootschalig.

De Algemene verordening gegevensverwerking (AVG) bevat een aantal verplichtingen voor organisaties die op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken en dit als kerntaak hebben.

Deze organisaties moeten verplicht een functionaris voor de gegevensbescherming aanstellen en in bepaalde gevallen een DPIA doen. In de zorg hebben organisaties vrijwel altijd als kerntaak het verwerken van bijzondere persoonsgegevens omdat zij medische gegevens verwerken.

Verduidelijking AP

De AP heeft de richtlijn voor grootschaligheid in de zorg nader ingevuld. Voor huisartsenpraktijken en instellingen voor medisch specialistische zorg, niet zijnde ziekenhuizen, geldt dat een verwerking grootschalig is als:

  • die praktijk of instelling meer dan 10.000 patiënten heeft ingeschreven óf als die gemiddeld meer dan 10.000 patiënten per jaar behandelt
  • én de gegevens van deze patiënten in één informatiesysteem staan.

De verwerking van patiëntgegevens door ziekenhuizen, zorggroepen, huisartsenposten en apotheken (behalve als er sprake is van een solistisch werkende zorgverlener) is altijd grootschalig.

Grootschalige gegevensverwerking in de zorg

Er zijn uiteraard nog veel andere zorgaanbieders. Voor deze zorgaanbieders geldt het criterium van 10.000 patiënten niet.

Deze organisaties moeten aan de hand van vier factoren zelf beoordelen of zij grootschalig gegevens verwerken en beargumenteren of zij verplicht zijn een FG aan te stellen en (onder omstandigheden) een DPIA te doen.

Deze factoren zijn:

  • het aantal betrokkenen (het aantal patiënten over wie gegevens worden verwerkt)
  • de hoeveelheid persoonsgegevens die worden verwerkt
  • de duur van de gegevensverwerking (in de zorg doorgaans vijftien jaar)
  • de geografische reikwijdte van de verwerking.

Meer actueel awareness nieuws

Grijs AVG gebied. Moet een zorgboerderij of huisarts een Functionaris Gegevensbescherming aanstellen? Misschien…

De Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV) zorgt voor verwarring rond de ‘verplichte’ aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG) in de zorgsector.

Volgens een jurist die de LHV heeft geraadpleegd hoeven huisartsen met een eigen praktijk geen FG aan te stellen.

Dat is opmerkelijk. Want tot dusver leek de AVG heel duidelijk wat betreft de verwerking van medische persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

Medische persoonsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en dan zou in alle gevallen een FG moeten worden aangesteld.

Sterker nog… huisartsen hadden vorig jaar al een FG moeten hebben, want er geldt voor hen ook nog een andere wet.

Persoonsgegevens in de zorg

Op 4 oktober 2016 is de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wvpz) aangenomen en sinds 1 juli 2017 is deze wet in werking.

Tegelijk met deze wet is bepaald dat alle zorginstellingen een functionaris moeten aanstellen voor bescherming van data.

Hiermee geeft de wetgever uiting aan het grote belang dat ze hecht aan een adequate en passende beveiliging van elektronische gegevensuitwisseling in de zorg.

De boodschap voor alle zorginstellingen in Nederland was daarom duidelijk; het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming is vanaf 1 juli 2017 onontkoombaar.

Grootschalige verwerking

Volgens de jurist die de LHV raadpleegde staat er in de AVG echter dat er sprake moet zijn van grootschalige verwerking van persoonsgegevens. Een zelfstandige huisarts doet volgens de jurist niet aan grootschalige verwerking.

Wanneer is er dan wel sprake van grootschaligr verwerking?

Volgens de LHV boven de 10.000 patienten.

Zoveel patienten heeft mijn huisarts in ieder geval niet.

Maar hoe zit dat dan met andere zorginstellingen?

FG voor zorgboerderij?

Een van mijn klanten is eigenaresse van een zorgboerderij.

Ze is er van overtuigd dat ze een FG moet hebben.

Op basis van een verkorte PIA denk ik dat ook.

Een collega wijst echter op het artikel van de LHV. “Als een huisarts geen FG hoeft aan te stellen, dan hoeft een zorgboerderij dat zeker niet.”

Google FG Zorgboerderij

Wie op Google zoekt naar “zorgboerderij Functionaris Gegevensbescherming” ontdekt dat er een paar zorgboerderijen zijn die inmiddels een FG hebben aangesteld.

Heel veel zorgboerderijen hebben echter geen FG aangesteld.

Is dat een indicatie dat er geen FG nodig is?

Nee. Natuurlijk niet.

Heel veel organisaties hebben zich nog totaal niet verdiept in de AVG.

Bel de Autoriteit Persoonsgegevens

Bij twijfel is het verstandig om de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) te raadplegen.

Op de site van de AP is niets te vinden over zorgboerderijen.

Dan maar even bellen.

Het is dinsdagmiddag kwart voor vijf. De AP is tot 17.00 uur bereikbaar, meldt de site.

”Er zijn nog vijf wachtenden voor u”, hoor ik.

Vijf minuten later ben ik al aan de beurt.

”Moet een zorgboerderij een FG aanstellen?”

Een vriendelijke vrouw zegt dat ze dat even zal uitzoeken.

Standaard vragenlijst FG

Ik hoor hoe ze de standaard vragenlijst doorloopt.

“…medische gegevens… Dat zijn bijzondere gegevens. Ja, er moet een FG worden aangesteld”, zegt ze.

Ik wijs haar op het oordeel van de LHV dat er bij huisartsen alleen bij grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens een FG hoeft te worden aangesteld. En dat dat onder de 10.000 patienten niet nodig zou zijn.

”De zorgboerderij heeft hooguit enkele tientallen clienten”, zeg ik.

Grijs gebied AVG

”De Autoriteit noemt geen aantallen als het gaat om grootschalige verwerking”, zegt ze. “Maar u heeft gelijk. Het betreft hier grijs gebied waar nog een uitspraak over moet worden gedaan.”

“Komt de zorgboerderij er mee weg als er voorlopig geen FG wordt aangesteld en dat besluit in het verwerkingsregister wordt gemotiveerd door te verwijzen naar het artikel van de LHV en dit telefoongesprek?”, vraag ik.

“Zo zou u het kunnen verantwoorden”, antwoordt de deskundige van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voorlopige oplossing

Ze zegt kortom niet dat ze daarmee akkoord gaat, maar ze zegt ook niet onomwonden dat de voorlopige oplossing goed is.

Ik wil weten hoe lang het nog kan duren dat er duidelijkheid komt.

Ze weet het niet.

Wel vertelt ze dat de definitie van grootschalige verwerking verduidelijkt zal worden. “En dan kan het best zijn dat zelfs een kleine praktijk met twintig patienten als grootschalig wordt gezien.”

De zorgboerderij heeft nog even uitstel wat betreft de FG.

Misschien is er straks helemaal geen FG nodig.

Dat betekent niet dat er op de zorgboerderij niets hoeft te worden gedaan met de AVG.

Ook zonder FG voldoen aan de AVG

Ook zonder FG moet de zorgboerderij de verwerking van persoonsgegevens door se eigen organisatie en andere partijen waarmee wordt samengewerkt met een PIA compleet doorlichten.

Waar nodig moet de ICT opnieuw worden ingericht. Er moeten protocollen worden vastgelegd. Verwerkingsovereenkomsten worden gesloten. Een awareness training voor het personeel, vrijwilligers en clientenraad worden georganiseerd.

Gelukkig heeft de organisatie al veel zaken goed op orde.

Wat dat betreft zou een FG ook geen probleem hoeven te zijn.

Het antwoord van de Autoriteit zit me ook nog niet lekker.

Dat antwoord is ook niet allesbepalend.

Rekening houden met andere wetgeving

Privacymanagers leren dat ze ook rekening moeten houden met andere wetten. De Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wvpz) is dan wel duidelijk. Er moet een FG komen.

Bij twijfel altijd controleren.

Dat zullen we morgen dan maar doen.

Wordt vervolgd.

Advies aan zorgboerderijen

P.S. Advies aan zorgboerderijen die nog niet met de AVG bezig zijn. U bent al te laat. U bent vanaf 25 mei in overtreding. Struisvogelpolitiek helpt niet. Kan duur uitpakken. Slimme zorgboeren slaan de handen ineen en stellen nu gezamenlijk een privacymanager aan. Zo kan kennis worden gedeeld en kosten worden bespaard.

En als die FG er toch moet komen kan die ook worden gedeeld.

Meer weten? Bel PrivacyZone: 06-31995740

Meer actueel awareness nieuws